江幡公認会計士税理士事務所

                                           

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帳簿書類等の保存期間及び保存方法 - 千代田区 番町 麹町 半蔵門 会計士 税理士 江幡公認会計士税理士事務所

帳簿書類等の保存期間及び保存方法

帳簿書類等の保存期間及び保存方法

 

<ポイント>

  • 法令で定められた手続を実施し、税務署長の承認を得ていない限り、帳簿書類は紙に印刷し、保存する必要がある。
  • 帳簿書類は10年間保存する必要があると心得ること(会社法では10年)。
  • 会計記帳する者にとって、紙に印刷し保存していないと、会計記帳の対象となる帳簿書類の網羅性に欠ける可能性があるし、会計記帳の効率も良くない。
  • したがって、税務調査における印象も良くない可能性がある。
  • 帳簿書類等を電子データで保存してよい会社とは、法令で定められた手続を実施したそれなりの体制を確立した会社ということになる。

 

<帳簿>

  • 総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳など

 

<書類>

  • 棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書など

 

<帳簿書類等の「等」>

  • 法人が取引情報の授受を電磁的方式によって行う電子取引をした場合には、電磁的記録(電子データ)

 

<帳簿書類等の保存期間>

  • その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければならない
  • 平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた事業年度においては9年間に延長
  • 平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度においては10年間に延長

 

<帳簿書類の保存方法>
(1)原則的な保存方法

  • 帳簿書類の保存方法は、紙による保存が原則となる。
  • したがって、電子計算機で作成した帳簿書類についても、原則として電子計算機からアウトプットした紙により保存する必要がある。

(2)6年目以降のマイクロフィルムによる保存方法

  • 保存期間の6年目以降(一定の書類については4年目以降)の帳簿書類は、一定の要件を満たすマイクロフィルムにより保存することができる。
  • マイクロフィルムによる保存を行う場合には、一定の基準を満たすマイクロフィルムリーダ又はマイクロフィルムリーダプリンタを設置する必要がある。

(3)電磁的記録による保存方法

  • 自己が電磁的記録により最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿書類で一定の要件を満たすものは、紙による保存によらず、サーバ・DVD・CD等に記録した電磁的記録(電子データ)のままで保存することができる。
  • 電磁的記録による保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要である。
  • この申請書は、備付けを開始する日の3か月前の日までに提出する必要がある。

(4)一定の書類のスキャナ読取りの電磁的記録の保存方法

  • 保存すべき書類のうち、棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類以外の一定の書類については、紙による保存によらず、スキャナ読取りの電磁的記録による保存(スキャナ保存)を行うことができる。
  • スキャナ保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要である。
  • この申請書は、スキャナ保存を行おうとする日の3月前の日までに提出する必要がある。
  • 帳簿については、スキャナ保存を行うことはできない。

(5)電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存方法

  • 自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿書類については、一定の要件の下で、紙による保存によらず、その電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルム(COM)により保存することができる。
  • 電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出して承認を受けることが必要である。
  • この申請書は、電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存を行おうとする日の3か月前の日までに提出する必要がある。

 

<電子取引をした場合の電磁的記録の保存方法>

  • 電子取引の取引データの保存方法としては、⓵電子データをそのまま保存する方法、➁電子データを出力した書面を保存する方法及び⓷電子データをCOMに出力して保存する方法の3通りの方法がある。
  • これらの方法に関しては、税務署長の承認を必要としないので、各法人が任意に選択できるが、規則性及び継続性なく保存方法が混在することは認められていない。

 

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