2019年06月号　第022回「永遠のシステムなどない」

会計事務所の業務上、会社の内部統制、すなわち、会社の各種業務の仕組みに触れることになります。この業務の仕組みのことをここではシステムと言うことにします。
念のためGoogleでシステムという語で検索すると、「多くの物事や一連の働きを秩序立てた全体的なまとまり。体系。もっと狭くは、組織や制度。」と出てきます。

これまで大小様々な会社に関与してきましたが、大きく2つに分類するとすれば、①各担当者が各種業務を遂行しているが属人的であり再現性に乏しくシステムとは言えない、②一応のシステムは存在するが実態に即しておらず有効性・効率性に欠ける、の2つの問題があると思います。

どの媒体から入手した情報か失念してしまいましたが、ある方が、「自然でさえ10年もたてば変わるのだから、ましてや、人間の作ったものに永遠のものなどないですよね。」と仰っていました。
このことを会社経営に照らしてみると、会社経営において人間の作り上げたシステムに、永遠のシステムなどないということです。

売上管理に関するシステムを考えてみましょう。
売上については、引合→見積→注文→受注→納品→検収→請求→入金という一連の流れがあります。この一連の流れにおいては、複数の担当者と様々な帳票が介在することになります。
例えば、単一商品Aのみを取扱うX社を想定しますと、X社は、上記一連の流れについて文書化を行い、担当者や帳票を明確にし、システム化されているとします。平時はこのシステムがうまく機能していました。ところが、返品が多くなった、得意先の都合で実際に使用する帳票が変わってきた、担当者が急に退職した、商品管理システム上対応できない得意先の要望が出てきた、新商品Bが登場した、といったように状況が変わり、既存のシステムがうまく機能しなくなってきました。

これが現実なのであり、永遠のシステムなどないのだと思います。会社には各種システムが重畳的に機能しています。
永遠のシステムなどないとの思想に立脚し、定期的にシステムのメンテナンスを行うのであれば、担当者同士の連携、部署同士の連携が必要となりますので、横の連携が強化されるという副産物もありそうです。

システムのメンテナンスは会社経営において極めて重要です。

江幡　淳